7年間の給与担当を終えて、給与担当のみなさんに最大の賛辞を贈りたい

労務のしごと

7年間の給与担当から外れることになって思うこと

先日ツイートしましたが、7年間担当してきた給与のメイン担当をこの4月から外れることになりました。

上司からは分担表が配られただけで、特段説明はなかったので、聞いたときはとても動揺しました。

でも、いろいろ振り返ってみて、もちろんできなったこともたくさんありますが、自分なりによく頑張ったなぁと思うと同時に、今も給与を担当しているみなさんに、本当に最大級の賛辞を贈りたいと思ってこの記事を書くことにしました。

今回は、7年間でできたこと、感じたことを、自分の中の整理の意味もこめて、身バレしない程度に書いていきたいと思います。

給与担当の7年間でできたこと

紙から手入力→EXCELのCSVで取込→勤怠システムの導入へ

私の勤務している会社は、パート職員を含めると800人くらいの規模です。

私が担当になる前は、超過勤務や業務に関する手当などは、すべて紙で提出されたものを、システムに入力する方法でした。

それを、担当になって何年後かに、エクセルで提出してもらい、それをCSVで取り込む方法に変更しました。

提出帳票のレイアウトの統一など、いろいろやることはありましたが、その作業が必要な人数と時間が減ったこと、そして圧倒的にミスが減りました。

そして今は、ちょっとへばりながらもなんとか勤怠システムを導入し、4月から本稼働です。

ミスを集約し、チェックリストを作成

私が引き継いだときは、マニュアルはなく、口頭で説明を聞くという感じでした。

しかも年度開始から前任者が急遽会社にこれなくなり、むりやりこなすしかなく、もちろんミスもたくさんありました。

そこから、自分がおこしたミスをチェックリスト化し、毎月の支給事務でチェックしながら作業を進めるようにしました。

チェック表はいまだに更新されています。

おそらくこのチェック表があれば、詳細なマニュアルはなくても、作業が進められると思います。

マイナンバー関連業務

これは、やって当たり前といえば当たり前なんですが、大きな制度改正に取組むことが初めてだったので、とても大変だった記憶があります。

社内規定整備、収集方法のルール化、実際の収集、登録…。

今でこそ、マイナンバーを収集したメリットが少しずつ見えてきていますが、その当時は収集はやたら大変だった割にはなにも変わらず、「なんなんだよ…」という思いが強かったです。

同じような作業をされたみなさん、本当にお疲れ様でした。

給与担当として大変だったこと、つらかったこと

間違えてはいけない、遅れてはいけないプレッシャー

当たり前ですが、給与の支払いは毎月やってきます。

そして、これも当たり前ですが、間違えずに、給料日に支払われなくてはなりません。

これを当たり前を守ることのプレッシャーがえげつないです。

給与担当も人ですし、自分の体調がすぐれないときもあったり、ほかの仕事があったりしますが、そこは死守しなくてはいけません。

私も給与を始めたころや、改善を進める前までは、「また何か間違いが…」と、給与支給日から3日くらいまでは電話がかかってくるのが怖かったです。

なかなか休めない

私の会社は正社員が中旬、パート社員が下旬と支給日が異なり、作業も別なので、なかなかまとまった休みはとれませんでした。

ただ、自分が慣れてきて作業が効率化できたあとは、作業量が読めるので、逆に休めるようになりましたが、

年末調整・法改正などの情報収集と理解

最近は年末調整も毎年のように法改正があって、まずそれをきちんと理解することが大変ですし、そこから社員に配布する資料を作成しなければなりません。

そして、税務署の説明があってから、社員に配布、収集、入力までを短期間で仕上げないと間に合わない…。

12月は賞与、通常給与、年末調整とほんとに魔の月です。

社内ルールの熟知

給与に関しては、社内ルールをベースに支払うことが多いと思いますが、うちの会社は規定がはっきりしたものがなく、 親会社的なところのものを準用しているのですが、親会社的なところも丁寧には教えてもらえないですし、そこからひも解くのにとても苦労しました。

税務調査・社会保険調査対応

税務調査は1回、社会保険調査は2回経験しました。

必要な書類の提示、説明、そして是正対応…。

どれも社員から追加徴収しなければならない場面もあり、つらかったです。

給与担当でよかったこと

暗い話ばかりですみません!

次は、給与担当でよかったことを書いてみたいと思います。

会計にふれることができた

給与担当は、計算だけして、会計的なものは他部署がやるというところも多いかと思いますが、うちの会社は人件費は会計伝票から引当金からすべて私がやっていました。

なので、詳しくはないですが、会計に少し携われたことはよかったと思っています。

お金の知識が増えた

私は給与担当になるまでは、自分の社会保険料がどうだとか全然知らなかったですが、給与担当になり、いろんなことが知れましたし、そこから社会保険労務士に合格することもできました。

家族や友達にも、いろいろ説明できるようになり、これもとてもいい経験でした。

経験を積めた

さきほどの税務調査もそうですが、聞いたことはあるけど、実際にやはり体験したことがあるとないでは全然違います。

苦しいことも多かったですが、いろんなことが経験できて、これからの自分にとっても絶対にプラスな経験でした。

達成感がある

給与は必ず終わりがあるので、その作業が終わったときの達成感はとてもよかったです。

ルーティンワークで終わりが見えて、ちゃんと完結する仕事っていいです。

給与担当のみなさんに伝えたいこと

いろいろと書きましたが、これをみて「給与担当になんかなりたくない…」と思われたでしょうか。

でも、もしかしたら皆さんの会社にも、こんなことを考えながら、一生懸命戦っている給与担当の方がいるかもしれません。

私がもし給与担当の方にお会いできることがあったとしたら、

「めっちゃがんばってるよ!!」

「本当に大変なことやってるんだから自分をほめて!!」

「やってないひとはなんとでもいえるよ!!」

と、伝えたいです…。

給与担当でなくなった後のこれから

今まで自分がいろいろ変えてこれたのは、その当時の上司が応援してくれたからであり、ほかの仕事をやってくれる同僚がいたからです。

今後は、自分が応援する側です。

そして、私は別の業務で改善できることを進めていきたいと思っています。

もしかしたらそれは人からしたら雑用的な業務かもしれませんが、そこにも改善の種はたくさんあります。

そして、もっと人事システムや、勤怠システムの運用構築を進めていきたい。

そして、きっと休みも以前よりとりやすくなるので、プライベートで始めたかった勉強もやりたいです。

ぼちぼちがんばります!

まとめ

  • 給与担当はとっても大変だった
  • みなさんの会社にもがんばっている給与担当がいるかもしれない
  • 給与担当のみなさん、ほんっとうに毎日お疲れ様です。
  • 給与担当は大変だけど、そこでしかできない経験も多い
  • 担当替えはネクストステージに進むいい機会

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